Организуйте онлайн-календарь. Добавьте в него все дела, которые нужно выполнить, установите дедлайны (дату и время, когда работа должна быть выполнена). Если сервис позволяет, установите «напоминалки» для сотрудников, чтобы они точно дедлайны не пропустили.

Воспользуйтесь Google Календарем или Яндекс Календарем. Сервисы бесплатные, позволяют подключать к событиям несколько человек. Все приглашенные получат уведомление на почту, туда же будут приходить уведомления, что срок выполнения задачи подходит.

Любой проект состоит из нескольких связанных друг с другом задач. Чтобы тратить время и силы эффективно, используйте инструменты, помогающие отслеживать динамику проекта. Например, визуализировать процесс по запланированным задачам поможет диаграмма Гантта. Попробуйте создать диаграмму в бесплатной пробной версии сервиса Smartsheet (обзорная инструкция по инструменту и сервису).

Упорядочить мысли, развить идею, составить план действий, охватывающий разные аспекты, помогают интеллект-карты.

У интеллект-карт одна главная мысль, от которой идут ответвления, которые эту мысль подтверждают/развивают. Инструмент удобен, так как наше мышление не линейно. Одно и то же понятие может вызывать много разных ассоциаций (ответвлений). При этом у разных людей ассоциации тоже разные. Зафиксировать их все как раз и помогает интеллект-карта.

Сервисов для создания интеллект-карт онлайн много. Попробуйте MindMup (инструкция, как им пользоваться) или Coggle (инструкция, как им пользоваться).

Для обсуждения текущих вопросов, решения небольших проблем, для утверждений планов, проектов и прочих рядовых рабочих процессов используйте мессенджеры и социальные сети. Групповые чаты можно создавать в:

• Telegram,
• WhatsApp,
• Viber,
• Facebook Messenger,
• Slack,
• ВКонтакте.

Обязательное условия, чтобы все сотрудники использовали выбранные мессенджер или социальную сеть. Групповой чат создавайте не только на весь коллектив, но и по направлениям отделов.

Для совещаний и планерок используйте сервисы, которые позволяют проводить видеовстречи.

Следующие сервисы позволяют создавать и проводить видеовстречи:

• Google Hangouts (инструкция, как пользоваться сервисом),
• Google Duo (видеочат, где максимально может находиться до 8 человек)
• Skype,
• Zoom,
• Jitsi Meet.

Организовать работу в одном документе, в одной таблице просто. Для этого не надо сидеть за одним компьютером, достаточно «завести» Google Диск или Dropbox, создать файлы, открыть доступ коллегам и работать.

Если в процессе задействованы разные сервисы и инструменты, то для того, чтобы собрать их в одном месте, используйте онлайн-доски. Воспользуйтесь бесплатными Padlet или Linoit (инструкция, как в них работать).

Настроить, контролировать, организовывать удаленные процессы помогут специальные платформы. Они же помогут отслеживать занятость сотрудников и то, как они справляются с поставленными задачами.

Платформы объединяют в себе несколько направлений: здесь можно ставить задачи, назначать ответственных и сроки, обсуждать рабочие моменты, сохранять ссылки на документы или загружать файлы, настроить уведомления, которые будут получать сотрудники при приближении дедлайнов.

Бесплатная платформа для подобной систематизации — Trello. Другие — платные. Цены зависят от количества подключенных сотрудников.

• Мегаплан — ежемесячно от 384 до 979 рублей за 1 сотрудника.
• ПланФикс — до 5 сотрудников бесплатно, если больше, то ежемесячно от 2,5 до 6,3 евро.
• ЯндексТрекер — до 5 сотрудников бесплатно, если больше, то ежемесячно от 81 до 209 рублей.