Как совместно работать в Google Документах

Согласовать комментарий/рекламный текст, командой накидать идеи, создать виртуальную доску для совместной работы с учениками или использовать файл как тетрадь для выполнения домашнего задания — все это удобно делать в Google Документах. Достаточно создать документ на диске, настроить в нем доступ и отправить ссылку нужным людям.

Настройки доступа в сервисе позволяют предоставить пользователям определенные права: 

• читатель — может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-то ещё.
• комментатор — может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
• редактор — может редактировать файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.

Как открыть доступ конкретным пользователям

Настраивайте доступ конкретным пользователям в Google Документах в том случае, если хотите, чтобы в файле работала только команда, и к нему не мог подключиться, кто угодно. Обязательно: у адресата должен быть аккаунт и почта в Google.

В правом верхнем углу нажмите синюю кнопку «Настройки доступа». В верхней строке (предоставьте доступ пользователям и группам) введите e-mail адресата. Добавьте его, выберите права доступа: читатель, комментатор или редактор.

Параметры доступа можно расширить — нажмите на «шестиренку» (в правом верхнем углу всплывающего окна). При необходимости отметьте галочкой:
 

• пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа;
• разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.

Как открыть доступ по ссылке

Открывая доступ по ссылке, вы выкладываете документ в свободный доступ. Работать с файлом смогут даже те, у кого нет аккаунта в Google.

Кликните в правом верхнем углу экрана на синюю кнопку «Настройки доступа». В нижней части всплывающего окна (скопировать ссылку) нажмите «Изменить». Выберите, какими правами готовы поделиться.

Доступ ограничен — открыть файл по ссылке могут только добавленные пользователи.

Доступны пользователям, у которых есть ссылка. Здесь также устанавливаются права для просмотра, для комментирования и для редактирования.

Нажмите копировать ссылку и отправьте ее или опубликуйте в социальных сетях.

Удалить документ можете только вы. Даже если кто-то сотрет все содержимое — вы сможете восстановить текст через историю изменений.

Как открыть общий доступ

Чтобы текстовый файл, размещенный на вашем Google Диске, индексировался поисковыми системами, и вы могли его встроить на сайт, документ нужно опубликовать в интернете. Нажмите «Файл» — «Опубликовать в Интернете» — «Опубликовать». Перейдя на вкладку «встроить» получите код.

Чуть подробнее про права комментатора

Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы. Их заметки появятся на поле справа. Для этого надо выделить текст и нажать на значок цитаты (в верхнем меню, он также появится на границе документа справа).

Здесь можно написать замечание или переписать некрасивое предложение. Чтобы убрать комментарий — щелкните по кнопке «Вопрос решен». Заметка отправится в архив. Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».

Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.

Пользователи с уровнем доступа «Комментатор» могут дописывать/переписывать/удалять фрагменты текста. Но правка не вносится автоматически, это происходит после того, как ее одобрит владелец файла.

На полях появятся комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если владелец даст добро — изменения сразу вступят в силу.