Как создать диаграмму Гантта. Smartsheet

Любой проект состоит из нескольких связанных друг с другом задач. Чтобы тратить время и силы эффективно, менеджеры используют различные инструменты, помогающие отслеживать динамику проекта. Наглядности добавляет диаграмма Гантта — визуализация прогресса по запланированным задачам.

Для простых проектов такую диаграмму можно нарисовать от руки на тетрадном листе в клетку. Но современные онлайн-сервисы помогают медиаменеджеру экономить бумагу.

Как создать диаграмму Гантта

Диаграмма Гантта становится полезной в любой редакции или команде, которая создаёт медиапродукт силами нескольких участников. Глядя на составленный план, каждый участник команды не просто видит свой блок задач и сроки его выполнения, но и понимает взаимосвязи, зависимости и распределение нагрузки.

Перед тем, как начать работать с диаграммой, лучше всего составить список всех задач, которые необходимо сделать по проекту. Даже такие простые проекты, как трансляция в Фейсбук (что там планировать, жми на кнопку и всё), разбиваются на блоки мелких дел: подготовка спикера, подготовка техники, подготовка аудитории, распространение материалов после трансляции. Некоторые из них можно делать параллельно, некоторые требуют завершения предыдущего этапа.

Выбор сервиса для создания плана-графика зависит от масштаба и ценности проекта. Если вы тренируетесь или делаете диаграмму для себя, можно использовать бесплатные варианты или демо-версии программ. Попробуйте создать диаграмму в бесплатной пробной версии сервиса Smartsheet.

Диаграмма Гантта пригодится не только для визуализации внутренней работы команды медиапроекта. Любой масштабный проект, о котором мы рассказываем своим читателям, может быть визуализирован как график «план/факт».

Формулируйте умные цели

Основа любой системы тайм-менеджмента — целеполагание: прежде чем куда-то плыть, нужно выбрать направление, иначе ваша лодочка рискует разбиться о скалы цейтнота.

Специалисты по управлению временем рекомендуют ставить SMART-цели (specific, measurable, achievable, realistic, time-bound) — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные к времени. Сравните: «Расширить аудиторию» и «За полгода увеличить число подписчиков в группе ВКонтакте с 7 до 10 тысяч».

После того, как вы определили цели, разбейте их на еще более конкретные задачи.