Как спланировать групповую встречу или проектную работу. Обзор 7 сервисов

Уметь планировать — это уметь управлять временем. Грамотно составляя план, можно повысить свою эффективность.

Из этой инструкции вы узнаете, с помощью каких инструментов и сервисов:

• спланировать групповую встречу;
• спланировать дела на неделю/месяц/год;
• спланировать проектную работу, в том числе командную работу, и контролировать ее реализацию.

Но сначала про ошибки, которых новичкам следует избегать при планировании.

1. Тратить много времени и сил на составление самого плана. А после заглядывать в него каждые 3-4 часа. Чтобы эту ошибку избежать, надо группировать задачи по направлениям.
2. Неправильно формулировать задачи. Цели прописаны не конкретно, а абстрактно. У каждой задачи может быть несколько этапов — важно прописать каждый этап. И писать этап нужно с глагола: «сделать», «написать», «распечатать», «сверстать».
3. Вносить в один список рутинные дела и задачи по проектной работе. Так вы создаете своему мозгу повод для паники — список дел не заканчивается, вы невольно начинаете концентрироваться не на том, что действительно важно выполнить в первую очередь, а на том, что кажется более легким. Разводя рутину и проекты, вы даете сигнал мозгу, что в определенный период концентрируетесь на конкретной задаче.
4. Не закладывать в план время на отдых. Умение отдыхать тоже важно, так вы перезагружаете свой мозг, восстанавливаете силы. Если не давать себе время на расслабление, то быстро выгорите и тогда даже простая задача будет отнимать гораздо больше времени.
5. Искать идеальный планировщик. Сама мысль — найти идеальный сервис, который решит все проблемы с планированием, — заманчивая. Плохая новость в том, что идеальных планировщиков не существует.

Как спланировать групповую встречу

Договориться с одним человеком на встречу — и офлайн, и онлайн — легче, чем собрать в одно время несколько человек. Выбрать удобное время для всех — задача, порой, непростая.

Воспользуйтесь бесплатным планировщиком встреч Xoyondo. Регистрироваться в сервисе не нужно. Пишите название встречи, нажимаете кнопку «Создать», задаете дни и время предполагаемой встречи и настраиваете ее. Например, подгружаете к встрече файл с задачами, которые планируете обсудить. Задав все параметры, вы получите две ссылки — одну отправляете участникам встречи, вторая остается вам для управления опросом.

Еще один сервис, который поможет спланировать встречу и при необходимости создаст и отправит участникам ссылку на трансляцию в Zoom, — Calendly. Сервис позволяет составлять, как индивидуальные, так и групповые встречи, «вносит» информацию в ваш календарь и рассылает уведомления на электронную почту. В бесплатном тарифе вы сможете выбрать только один вариант встреч — продолжительностью 15, 30 и 60 минут.

Как спланировать дела на день/неделю/месяц

Ошибка третья (см. список выше) — вносить в один список рутинные дела и дела по проектам. Чтобы разного рода задачи не смешивались в одну кучу, их нужно распределить. Для этого воспользуйтесь матрицей приоритетов — инструментом управления временем, где используются аспекты срочности и важности.

Чтобы создать матрицу приоритетов, разделите поле на четыре квадрата:

• верхний левый квадрат предназначен для наиболее срочных и важных дел;
• верхний правый квадрат — для долгосрочной стратегии и развития, куда внесены несрочные, но важные задачи;
• нижний левый квадрат — срочные, неважные дела, то есть эти задачи лучше выполнить, как можно быстрее, чтобы потом на них не отвлекаться;
• нижний правый квадрат — дела, которые не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным.

Матрицу приоритетов можно рисовать на бумаге, а можно в сервисе Miro.

Когда приоритеты в делах расставлены, необходимо распределить задачи по времени и датам. Это удобно делать и в сервисе Miro, и в онлайн-календарях. Бесплатные, понятные и простые — это Google Календарь и Яндекс Календарь. Достаточно только зарегистрироваться в Google или Яндексе и доступ к сервисам появится автоматически.

Впишите в календарь дела на день/неделю/месяц/год, которые нужно выполнить, установите дедлайны (дату и время, когда работа должна быть закончена). Сервисы позволяют подключать к конкретным задачам конкретных людей. Все приглашенные получат уведомления на почту.

Как спланировать проектную работу

У вас есть проект. Чтобы его реализовать, нужно выполнить несколько этапов: изучить, собрать, описать, визуализировать, составить, презентовать. Удержать все эти этапы в голове — невозможно, как бы вы не старались. Обязательно что-то забудется.

Теперь представьте, что над проектом работаете не вы один, а несколько человек. Каждый отвечает за свою часть, у него свои дедлайны и цели. Попробуйте все это уложить в память. Не получилось? Воспользуйтесь специальными инструментами.

Например, диаграммой Гантта — горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и сроками выполнения по горизонтали. На диаграмме видны не только сами задачи, но и их последовательность. Это позволяет ни о чём не забыть и делать всё своевременно. Глядя на составленный план, каждый участник команды не просто видит свой блок задач и сроки его выполнения, но и понимает взаимосвязи, зависимости и распределение нагрузки.

Еще одна система визуализации рабочих процессов над проектом — Kanban. Специальная доска с набором карточек и стикеров, разделенных по этапам, доступ к которой имеют все члены команды.

Доска может быть виртуальной, используйте для этого сервисы Trello или Битрикс24. Принципы работы у них идентичные: на каждый этап создается свой столбик, куда вносится карточка с задачей, ответственным и дедлайном. По мере выполнения задачи, карточки перемещаются между столбцами.

Третья система — составить блок-схему для проекта. Определить цели, задачи, подзадачи; скоординировать работу команды, распределить и закрепить задачи за каждым ее членом, распределить зону ответственности — чтобы решить эти проблемы, воспользуйтесь сервис KnowFlow.

Бонус: что почитать и чем воспользоваться при планировании

Оксана Силантьева разработала шаблон контент-плана, который научит понимать механизм, способ мышления, способ размышления над конкретными материалами при планировании контента. Шаблон находится в открытом доступе, но чтобы с ним работать, нужно скопировать файл на свой Google Диск.

Контент-план — это список конкретных тем для сайта, блога, группы в соцсетях с указанием даты их публикаций. Шаблон поможет подойти к делу креативно, но при его составлении важно понимать что, для кого и зачем мы пишем, в каких форматах и на каких площадках публикуем.